Como enviar as guias para os clientes sem perder o controle

Quais situações uma guia atravessa até ser paga?

Controlar o envio é saber, a qualquer momento, em qual situação está cada guia do mês. Quatro bastam, e a lista das guias entregues e sem confirmação mostra quais clientes podem pagar fora do prazo.

Qual prazo manda no envio de cada guia?

O prazo legal fixa o limite, e o prazo interno de entrega fica antes dele. Três guias de rotina e o vencimento de cada uma:

Repare na diferença: sem dia útil no dia 20, o DAS vai para depois e o FGTS vem para antes. Nem toda guia está na tabela, e as normas mudam: confirme o vencimento na norma de cada tributo antes de cadastrá-lo na tarefa.

O que conferir antes de enviar a guia?

• CNPJ e razão social da empresa certa, principalmente em grupos de empresas com nomes parecidos.
• Competência e vencimento iguais aos da apuração.
• Valor igual ao apurado. Se houve correção, retire a versão antiga do lugar onde o cliente a encontra.
• Arquivo certo, com o nome da empresa e a competência.

Guia ou relatório enviado ao destinatário errado pode expor dados pessoais, como nome e CPF de sócios ou empregados em anexos. Se acontecer, registre o fato e avalie, pelos critérios da Resolução CD/ANPD nº 15/2024 (art. 5º), se há risco ou dano relevante que exija comunicar a ANPD e os titulares. O registro do incidente deve ser guardado por no mínimo cinco anos, mesmo quando não há comunicação (art. 10), e quem responde por ele é o controlador dos dados. O guia sobre LGPD no escritório explica como saber se o escritório é controlador ou operador.

Quais erros fazem o escritório perder o controle das guias?

• Usar um canal diferente para cada cliente e não ter uma lista central do que foi enviado.
• Reenviar a guia corrigida sem retirar a anterior, e o cliente pagar a versão errada.
• Dar a guia como confirmada quando ela só foi enviada, sem retorno do cliente.
• Não registrar data e destinatário, e depois não conseguir provar que a guia saiu antes do vencimento.

Como a Trevio faz

O portal do cliente organiza a entrega e deixa o cliente encontrar o que precisa sozinho:

• Documentos por setor (Fiscal, Pessoal, Legal, Financeiro e Contábil), publicados por competência.
• O cliente vê só o que o escritório liberou para cada empresa, e quem tem várias empresas entra uma vez.
• No lote de PDFs, o sistema lê o texto do arquivo, reconhece o CNPJ e uma palavra-chave da obrigação, como DAS ou FGTS, e encaixa a guia na empresa e na tarefa certas. PDF escaneado, que é imagem, não é lido: a Trevio não faz OCR, e a equipe encaixa esse arquivo à mão. O detalhe está no guia de rotina de obrigações.

A Trevio não substitui o PGDAS-D nem o sistema de folha: ela organiza a entrega do que esses sistemas geram. O aviso ao cliente é combinado do escritório, por e-mail ou pelo canal que ele usa, como compara o guia portal do cliente ou WhatsApp. Para o lado de cá do processo, veja como cobrar os documentos do cliente.