O problema que ele mata
“Onde está a convenção coletiva vigente dos comerciários?” — em algum e-mail, numa pasta de rede, no computador de alguém. O link do portal da prefeitura que uma empresa usa? Nos favoritos de quem cuidava dela. Quando a pessoa sai de férias, o escritório procura.
O que a biblioteca guarda
- Convenções coletivas — que são anuais, têm validade e trazem reajuste; a vigente de cada categoria fica identificada, e a vencida fica como histórico
- Modelos de documento — com versões e revisões, para o escritório inteiro usar o modelo atual, não a cópia de três anos atrás
- Links e portais por empresa — o facilitador do dia a dia: cada empresa com os portais que ela usa, em vez do caderno de favoritos de cada um
Organização que aguenta volume
Categorias, tags, favoritos, busca — e controle de quem acessou o quê. É a memória do escritório fora da cabeça das pessoas.