Solução
Software de gestão
A diferença entre sistema contábil e sistema de gestão do escritório, e o que a Trevio cobre em cada frente.
Atualizado em
Um sistema no lugar de vários no escritório contábil
É comum o escritório contábil pagar um sistema para cada frente: tarefas e prazos, portal do cliente, busca de notas, emissor, boleto dos honorários e atendimento. A Trevio reúne essas frentes num cadastro único, com os módulos que o escritório contratar, e a Torre de Controle não é cobrada por CNPJ. O sistema contábil que faz a escrituração continua o mesmo.
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Quantos sistemas o escritório de contabilidade paga hoje
Cada frente do escritório costuma ganhar a sua ferramenta, contratada num momento diferente. Uma pede o cadastro da empresa, outra pede de novo. A conta chega em várias faturas, e a informação fica espalhada entre elas. A tabela mostra o caminho comum e o módulo da Trevio que cobre cada frente.
| Frente | Como costuma ser | Na Trevio |
|---|---|---|
| Tarefas, prazos e obrigações | Um sistema de tarefas com cadastro próprio das empresas. | Processos |
| Portal do cliente | Um portal à parte, ou o WhatsApp fazendo esse papel. | Portal do cliente |
| Notas e XML dos clientes | Um buscador de notas cobrado por CNPJ ou por documento. | Busca de notas fiscais |
| Emissão de notas | Um emissor para cada cliente que emite, cada um com o seu acesso. | Emissor de notas |
| Honorários e boletos | Uma plataforma de cobrança, ou boleto emitido um a um no banco. | Honorários e boletos |
| Apuração do Simples | Uma planilha por cliente, sem histórico. | Apuração mensal |
| Convenção coletiva | Incerteza sobre qual convenção coletiva se aplica a cada empresa. | Convenção coletiva |
| Atendimento no WhatsApp | O celular de cada pessoa da equipe, sem histórico do escritório. |
O custo de manter vários sistemas no escritório
Somar as mensalidades é só a primeira parte da conta. Quando cada frente vive num sistema, o escritório também paga em horas:
- Mensalidade de cada sistema, e se ela cresce por CNPJ, por usuário ou por documento.
- Tempo da equipe cadastrando a mesma empresa em mais de um lugar.
- Tempo copiando informação de um sistema para outro no fechamento.
- Acessos que alguém precisa criar, revisar e encerrar em cada ferramenta.
- Clientes que não sabem em qual lugar procurar a guia, a nota ou o boleto.
Cadastro único para notas, tarefas, portal e honorários
Com um cadastro único, a empresa entra uma vez, pelo CNPJ e com o certificado A1, e todas as frentes leem dela. A nota capturada alimenta a apuração; a guia apurada vai ao portal; o honorário sai em boleto com Pix no mesmo lugar.
Seu sistema contábil continua onde está
A Trevio não faz escrituração: ela entrega o XML das notas em ZIP por competência, pronto para importar no sistema contábil do escritório. A diferença entre os dois tipos de sistema está em software de gestão para escritório contábil.
Como comparar vários sistemas com uma assinatura
- Liste as ferramentas que o escritório assina, com a mensalidade e a regra de cobrança de cada uma.
- Marque quais frentes da tabela acima cada ferramenta cobre.
- Anote onde a equipe redigita dados ou copia informação de um sistema para outro.
- Leve a lista para a conversa: a proposta comercial da Trevio é montada com os módulos da sua operação e mostra o que pode ser desligado.
Para avaliar qualquer fornecedor com o mesmo critério, use as 12 perguntas para escolher o sistema do escritório.
Por onde começar
O escritório não precisa trocar tudo no mesmo mês. A ordem que mais libera horas costuma ser busca de notas e honorários primeiro, depois apuração e portal. O passo a passo para quem tem equipe enxuta está em sistema para escritório contábil pequeno.
Perguntas frequentes
- A Trevio substitui o sistema contábil?
- Não. A escrituração continua no sistema contábil do escritório. A Trevio substitui as ferramentas em volta dela: tarefas, portal do cliente, busca de notas, emissor, cobrança dos honorários e atendimento.
- Quais ferramentas o escritório pode desligar?
- Depende dos módulos contratados. Cada frente da tabela acima tem um módulo correspondente: com ele ativo, o buscador de notas, o portal, o sistema de tarefas, o emissor ou a plataforma de boletos separados deixam de ser necessários.
- Uma assinatura inclui todos os módulos?
- Não necessariamente. A Torre de Controle reúne a carteira, e os módulos são contratados conforme a operação do escritório. A proposta comercial mostra o que entra e o que pode ser desligado.
- Sai mais barato que pagar vários sistemas?
- Depende do que o escritório paga hoje. A Torre de Controle não é cobrada por CNPJ, e as frentes passam a ler o mesmo cadastro. Traga a lista do que vocês pagam e a proposta comercial mostra a comparação lado a lado.
- Preciso trocar tudo de uma vez?
- Não. O escritório pode começar pelas frentes que mais pesam e desligar as outras ferramentas conforme a equipe passa a usar a Trevio.
- O que acontece com o cadastro das empresas?
- Cada empresa é cadastrada uma vez, pelo CNPJ, com o certificado A1. Notas, apuração, tarefas, portal e honorários leem o mesmo cadastro.
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